의원 예약 및 상담 자동화

문제

진료 시간 전후로 예약 문의 전화가 쏟아졌지만, 의료진이 응대할 여력이 없었습니다. 업무 시간 외 문의는 다음 날까지 방치되었고, no-show율이 18%에 달했습니다. 리셉션 직원이 예약 관리에 하루 2~3시간을 소비하고 있었습니다.

수동 예약 관리 — no-show율 18%

접근

환자의 예약 패턴과 문의 유형을 분석했습니다. 전체 문의의 80%가 "예약 가능 시간", "진료 항목", "준비물"에 관한 것이었습니다. 이 세 가지를 자동화하면서도, 복잡한 의료 상담은 사람이 담당하도록 명확한 핸드오프 지점을 설계했습니다.

구축

GPT-4o 기반 챗봇을 카카오톡 채널에 연동하여 24시간 예약 문의에 응답합니다. n8n이 Google Calendar와 연동하여 실시간 예약 가능 시간을 안내하고, 즉시 예약을 확정합니다. 예약 24시간 전, 2시간 전에 자동 리마인더 SMS를 발송하여 no-show를 방지합니다.

카카오톡 챗봇 인터페이스 — 24시간 자동 예약

결과

상담 응답 시간이 82% 감소했고, no-show율은 18%에서 6%로 낮아졌습니다. 리셉션 직원의 예약 관리 시간이 하루 30분으로 줄어, 환자 응대에 더 집중할 수 있게 되었습니다.